規(guī)定內(nèi)容

第一條

為規(guī)范社會保險業(yè)務(wù)檔案管理，維護社會保險業(yè)務(wù)檔案真實、完整和安全，發(fā)揮檔案的服務(wù)作用，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》和社會保險相關(guān)法規(guī)，制定本規(guī)定。

第二條

依法經(jīng)辦養(yǎng)老、醫(yī)療、失業(yè)、工傷、生育等社會保險業(yè)務(wù)的機構(gòu)(以下簡稱社會保險經(jīng)辦機構(gòu))，管理社會保險業(yè)務(wù)檔案，適用本規(guī)定。

第三條

本規(guī)定所稱社會保險業(yè)務(wù)檔案，是指社會保險經(jīng)辦機構(gòu)在辦理社會保險業(yè)務(wù)過程中，直接形成的具有保存和利用價值的專業(yè)性文字材料、電子文檔、圖表、聲像等不同載體的歷史記錄。

第四條

人力資源社會保障行政部門負責社會保險業(yè)務(wù)檔案管理工作的組織領(lǐng)導(dǎo)。

社會保險經(jīng)辦機構(gòu)負責社會保險業(yè)務(wù)檔案的管理工作，并接受檔案行政管理部門的業(yè)務(wù)指導(dǎo)。

社會保險業(yè)務(wù)檔案由縣級以上社會保險經(jīng)辦機構(gòu)集中保存。

第五條

社會保險經(jīng)辦機構(gòu)配備專門的管理人員和必要的設(shè)施、場所，確保檔案的安全，并根據(jù)需要配備適應(yīng)檔案現(xiàn)代化管理要求的技術(shù)設(shè)備。

第六條

社會保險經(jīng)辦機構(gòu)應(yīng)當認真落實檔案保管、保密、利用、移交、鑒定、銷毀等管理要求，保證社會保險業(yè)務(wù)檔案妥善保管、有序存放，嚴防毀損、遺失和泄密。

第七條

社會保險經(jīng)辦機構(gòu)辦理社會保險業(yè)務(wù)過程中形成的記錄、證據(jù)、依據(jù)，按照《社會保險業(yè)務(wù)材料歸檔范圍與保管期限》(見附件)進行收集、整理、立卷、歸檔，確保歸檔材料的完整、安全，不得偽造、篡改。

第八條

社會保險業(yè)務(wù)檔案分類應(yīng)當按照社會保險業(yè)務(wù)經(jīng)辦的規(guī)律和特點，以方便歸檔整理和檢索利用為原則，采用"年度-業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)"或"年度-險種-業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)"的方法對社會保險業(yè)務(wù)材料進行分類、整理，并及時編制歸檔文件目錄、卷內(nèi)目錄、案卷目錄、備考表等。負責檔案管理的機構(gòu)應(yīng)當對接收的檔案材料及時進行檢查、分類、整理、編號、入庫保管，并及時編制索引目錄。

第九條

社會保險業(yè)務(wù)檔案的保管期限分為永久和定期兩類。定期保管期限分為10年、30年、50年、100年，各種社會保險業(yè)務(wù)檔案的具體保管期限按照《社會保險業(yè)務(wù)材料歸檔范圍與保管期限》執(zhí)行。

社會保險業(yè)務(wù)檔案定期保管期限為最低保管期限。社會保險業(yè)務(wù)檔案的保管期限，自形成之日的次年1月1日開始計算。

第十條

社會保險經(jīng)辦機構(gòu)依法為參保單位和參保個人提供檔案信息查詢服務(wù)。

第十一條

社會保險經(jīng)辦機構(gòu)應(yīng)當對已到期的社會保險業(yè)務(wù)檔案進行鑒定。

鑒定工作應(yīng)當由社會保險經(jīng)辦機構(gòu)相關(guān)負責人、業(yè)務(wù)人員和檔案管理人員，以及人力資源社會保障行政部門有關(guān)人員組成鑒定小組負責鑒定并提出處理意見。

鑒定中如發(fā)現(xiàn)業(yè)務(wù)檔案保管期限劃分過短，有必要繼續(xù)保存的，應(yīng)當重新確定保管期限。

第十二條

社會保險經(jīng)辦機構(gòu)對經(jīng)過鑒定可以銷毀的檔案，編制銷毀清冊，報同級人力資源社會保障行政部門備案，經(jīng)社會保險經(jīng)辦機構(gòu)主要負責人批準后銷毀。

未經(jīng)鑒定和批準，不得銷毀任何檔案。

社會保險經(jīng)辦機構(gòu)應(yīng)當派兩人以上監(jiān)督銷毀檔案。監(jiān)督人員要在銷毀清冊上簽名，并注明銷毀的方式和時間。銷毀清冊永久保存。

第十三條

社會保險經(jīng)辦機構(gòu)按照有關(guān)規(guī)定，將永久保存的社會保險業(yè)務(wù)檔案向同級國家綜合檔案館移交。

第十四條

社會保險經(jīng)辦機構(gòu)有下列行為之一的，限期改正，并對直接負責的工作人員、主管人員和其他直接責任人員依法給予處分;給參保單位或者個人造成損失的，依法承擔賠償責任:

(一) 不按規(guī)定歸檔或者不按規(guī)定移交檔案的;

(二) 偽造、篡改、隱匿檔案或者擅自銷毀檔案的;

(三) 玩忽職守，造成檔案遺失、毀損的;

(四) 違規(guī)提供、抄錄檔案，泄漏用人單位或者個人信息的;

(五)違反社會保險業(yè)務(wù)檔案和國家檔案法律、法規(guī)的其他行為。

第十五條

各類社會保險業(yè)務(wù)檔案中涉及會計、電子文檔等檔案材料，國家有特別規(guī)定的，從其規(guī)定。

第十六條

本規(guī)定自2009年9月1日起施行。

范圍與期限

社會保險

(一)參保單位登記材料。包括參保單位辦理參保登記、變更登記、注銷登記時填報的登記表單及相關(guān)審核材料……………………………〔永久〕

(二)參保人員登記材料。包括繳費單位職工和退休人員，以家庭為單位或個人身份參加社會保險的城鎮(zhèn)無業(yè)居民、農(nóng)村居民、個體工商戶、城鎮(zhèn)靈活就業(yè)人員辦理參保、社會保險關(guān)系變動、基本信息變更等登記手續(xù)時，填報的登記表單及相關(guān)審核材料………………………………〔100年〕

(三)社會保險個人賬戶管理材料。包括養(yǎng)老、醫(yī)療保險個人賬戶對賬、個人賬戶修改等相關(guān)材料………〔100年〕

(四)社會保險登記證管理材料。包括社會保險經(jīng)辦機構(gòu)向參保單位核發(fā)社會保險登記證、對已核發(fā)的社會保險登記證驗證換證、對遺失社會保險登記證的單位補證時的登記表單及相關(guān)審驗材料…………………………〔10年〕

(五)社會保險卡(證、手冊)管理材料。為參保人員辦理社會保險卡(證、手冊)首發(fā)、補發(fā)、收回等管理的登記表單及相關(guān)材料…………………………………..〔 50年〕

(六)社會保險待遇領(lǐng)取資格驗證材料。包括對享受社會保險待遇人員進行領(lǐng)取資格檢查驗證的相關(guān)審核材料………………………………〔 50年〕

(七)退休人員社會化管理服務(wù)材料。包括對實行社會化管理服務(wù)的退休人員進行信息采集、移交、日常管理服務(wù)的登記表單及相關(guān)材料……〔 50年〕

(八)異地安置登記材料。包括異地安置應(yīng)享受社會保險待遇人員和長期派駐異地工作的參保人員，辦理安置地或派駐地享受各項社會保險待遇所填報的核定表、備案表及相關(guān)材料………………………………………〔50年〕

(九)服務(wù)協(xié)議管理材料。包括與基金收付款協(xié)議銀行、定點醫(yī)療機構(gòu)、定點零售藥店、工傷協(xié)議醫(yī)療康復(fù)機構(gòu)、工傷協(xié)議輔助器具配置機構(gòu)、網(wǎng)絡(luò)通信運營商、附加保險承保單位等簽訂的協(xié)議書、考核材料、終止協(xié)議材料……〔10年〕

費征繳類

(一)社會保險費征繳核定材料。包括繳費基數(shù)核定以及工傷費率確定、中斷繳費、恢復(fù)繳費、補繳費、預(yù)(補)繳費、退費、加收滯納金、加收利息等申報核定業(yè)務(wù)表單及相關(guān)審核材料……………………………〔100年〕

(二)收款憑證、會計賬簿、會計報表等，按《會計檔案管理辦法》確定保管期限。

(三)社會保險基金征繳明細表和匯總表.…….〔50年〕

(四)社會保險基金征繳年度匯總表……………〔永久〕

(五)催繳材料。包括社會保險費補繳通知書、補繳協(xié)議……〔10年〕

(六)繳費證明材料。包括為繳費單位、繳費個人出具的繳費證明及相關(guān)材料………………………………〔10年〕

養(yǎng)老保險待遇

(一)養(yǎng)老保險待遇核定材料。參保人員基本養(yǎng)老金、養(yǎng)老金領(lǐng)取人員死亡后供養(yǎng)直系親屬及其撫恤金待遇、養(yǎng)老金領(lǐng)取人員喪葬費、養(yǎng)老保險其他一次性待遇核定、養(yǎng)老保險待遇調(diào)整、養(yǎng)老保險待遇更正、養(yǎng)老保險待遇補支付、養(yǎng)老保險待遇減支付等申報核定業(yè)務(wù)表單及相關(guān)審核材料……〔50年〕

(二)養(yǎng)老保險個人賬戶一次性支付申報核定業(yè)務(wù)表單及相關(guān)審核材料………………………………………〔50年〕

(三)勞動能力鑒定材料。包括參保人員勞動能力鑒定結(jié)論通知書及相關(guān)文書和審核材料………………..…〔50年〕

(四)養(yǎng)老保險付款憑證、會計賬簿、會計報表等，按《會計檔案管理辦法》確定保管期限。

(五)養(yǎng)老保險支付明細表和匯總表………〔30年〕

(六)養(yǎng)老保險基金支付年度匯總表……………〔永久〕

醫(yī)療保險待遇

(一)門診特殊病登記材料。包括門診特殊病參保人員登記表單及相關(guān)審核材料……………………………〔10年〕

(二)就醫(yī)登記材料。包括參保人員辦理住院、家庭病床、轉(zhuǎn)診轉(zhuǎn)院登記表單及相關(guān)審核材料……………〔10年〕

(三)醫(yī)療保險住院待遇核定材料。包括住院醫(yī)療費用申報核定業(yè)務(wù)表單及相關(guān)審核材料…………………〔10年〕

(四)醫(yī)療保險門診待遇核定材料。包括門診醫(yī)療費用申報核定業(yè)務(wù)表單及相關(guān)審核材料…………………〔10年〕

(五)醫(yī)療保險付款憑證、會計賬簿、會計報表等，按《會計檔案管理辦法》確定保管期限。

(六)醫(yī)療保險支付明細表和匯總表…………〔30年〕

(七)醫(yī)療保險基金支付年度匯總表……………〔永久〕

失業(yè)保險待遇

(一)失業(yè)備案材料。包括失業(yè)保險待遇享受資格審查登記業(yè)務(wù)表單、失業(yè)人員名單及相關(guān)失業(yè)證明材料………………………………〔10年〕

(二)失業(yè)人員失業(yè)保險關(guān)系轉(zhuǎn)移材料。包括領(lǐng)取期限、待遇標準等相關(guān)材料…………………………………〔10年〕

(三)失業(yè)保險待遇核定材料。包括失業(yè)保險待遇申報核定業(yè)務(wù)表單及相關(guān)審核材料………………………〔10年〕

(四)促進就業(yè)補貼核定材料。包括失業(yè)人員職業(yè)培訓、職業(yè)介紹補貼申報核定業(yè)務(wù)表單及相關(guān)材料………〔10年〕

(五)失業(yè)保險付款憑證、會計賬簿、會計報表等，按《會計檔案管理辦法》確定保管期限。

(六)失業(yè)保險支付明細表和匯總表…………〔30年〕

(七)失業(yè)保險基金支付年度匯總表……………〔永久〕

工傷保險待遇

(一)工傷備案材料。包括工傷事故備案登記表單及相關(guān)材料…………………………………………………〔10年〕

(二)工傷認定材料。包括工傷認定決定書及相關(guān)文書和審核材料…………………………………………〔50年〕

(三)工傷人員登記變動材料。包括工傷職工登記、工傷保險信息變動登記表單及相關(guān)材料………………〔50年〕

(四)工傷保險傷殘工亡待遇核定材料。包括一次性傷殘補助金、傷殘津貼、生活護理費、一次性工亡補助金、工亡人員喪葬補助金、工亡人員供養(yǎng)直系親屬及其撫恤金等工傷保險待遇申報核定表單及相關(guān)材料……〔50年〕

(五)工傷保險醫(yī)療待遇核定材料。包括工傷人員因工傷發(fā)生的醫(yī)療、康復(fù)、配置輔助器具、勞動能力鑒定等費用申報核定業(yè)務(wù)表單及相關(guān)材料………………………〔10年〕

(六)工傷預(yù)防費用核定材料。包括參保單位工傷預(yù)防費用申報核定業(yè)務(wù)表單及相關(guān)材料…………………〔10年〕

(七)工傷保險付款憑證、會計賬簿、會計報表等，按《會計檔案管理辦法》確定保管期限。

(八)工傷保險支付明細表和匯總表…………〔30年〕

(九)工傷保險基金支付年度匯總表……………〔永久〕

生育保險待遇

(一)妊娠登記材料。包括女職工辦理妊娠登記申報核定業(yè)務(wù)表單及相關(guān)材料………………………….……〔10年〕

(二)并發(fā)癥登記材料。包括計劃生育手術(shù)并發(fā)癥等申報核定業(yè)務(wù)表單及相關(guān)材料………………………….〔10年〕

(三)生育保險待遇核定材料。包括參保人員因生育、計劃生育、治療并發(fā)癥發(fā)生的醫(yī)療費用及生育津貼等申報核定業(yè)務(wù)表單等相關(guān)審核材料………………………...…〔10年〕

(四)生育保險付款憑證、會計賬簿、會計報表等，按《會計檔案管理辦法》確定保管期限。

(五)生育保險支付明細表和匯總表………..….〔30年〕

(六)生育保險基金支付年度匯總表……………〔永久〕

統(tǒng)計報表類

(一)各項社會保險年度統(tǒng)計報表………………〔永久〕

(二)社會保險數(shù)據(jù)和分析報告等資料…………〔30年〕

(三)社會保險業(yè)務(wù)月/季統(tǒng)計報表…………….〔10年〕

(四)各項社會保險基金年度預(yù)決算表按《會計檔案管理辦法》確定保管期限。

稽核監(jiān)管類

(一)社會保險稽核材料。包括稽核方案、稽核通知書、工作記錄、相關(guān)證據(jù)、稽核告知書或整改意見書、處罰建議書、稽核報告等專業(yè)文書及相關(guān)材料………………..〔30年〕

(二)社會保險監(jiān)察材料。社會保險行政部門依照有關(guān)規(guī)定向社會保險經(jīng)辦機構(gòu)通報的社會保險違法案件的查處情況及相關(guān)行政執(zhí)法文書和其他材料…………………………………………. ……………〔30年〕

(三)社會保險經(jīng)辦機構(gòu)內(nèi)部控制材料。包括內(nèi)部控制監(jiān)督工作方案、內(nèi)部控制檢查通知、工作記錄、相關(guān)證據(jù)、告知書或整改意見書、內(nèi)部控制報告等專業(yè)文書及相關(guān)材料……………………………………………………….〔30年〕

(四)社會保險大案、要案、特殊案件的稽核材料……………………………………………………..…〔永久〕